EVO Japan 2023

(English below)

EVO Japan 2023アンケートにおける個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内
（EVO Japan 2023アンケートプライバシーポリシー）

最終更新日：2023年3月31日
EVO Japan 2023実行委員会

「個人情報の保護に関する法律」（以下、法といいます）では、個人情報取扱事業者である弊社（名称：株式会社ソニー・ミュージックエンタテインメント、代表取締役社長 CEO　村松俊亮）が取得する個人情報について、その利用目的等所定の事項を、公表、もしくは本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めています。
弊社は、EVO Japan 2023アンケートに関して、下記1から8までの事項につき、以下の通り掲載致します（用語等は、国内ソニーグループ・共通プライバシーポリシーと同一です）。

1. 取得情報

ⅠからⅡまでのそれぞれ第1項にて後述。
2. 利用目的

取得時における個人情報の利用目的〈法21条1項関係〉および保有個人データの利用目的〈法32条1項関係〉（以下あわせて「利用目的」といいます）。ⅠからⅡまでのそれぞれ第2項にて後述。
3. 個人情報の共同利用者および業務委託先（以下「個人情報の提供先」といいます）

個人情報の提供先が外国にある第三者の場合は、移転先の外国における個人情報の保護に関する制度等の情報。共同利用者についてはⅢ-2にて後述。ⅠからⅡまでの項目で業務委託先が存在する場合にはそれぞれ第3項にて後述。
4．安全管理措置に関する事項

「個人情報の保護に関する法律施行令」第10条に定められた「保有個人データの安全管理のために講じた措置」。ⅠからⅡまでのそれぞれ第4項にて後述。
5. 問い合わせ窓口

「個人情報の保護に関する法律施行令」第10条に定められた「保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先」。ⅠからⅡまでのそれぞれ第5項にて後述。
6. 開示等の請求等に応じる手続き

弊社は、適用法令に従い、保有個人データに関する利用目的の通知〈法32 条2項関係〉、開示〈法33 条2項関係〉、訂正等〈法34条2項関係〉、利用停止等〈法35条2項関係〉、および第三者提供停止〈法35条4項関係〉に関するお問い合わせ（以下あわせて「開示等の請求等」といいます）に対応いたします。手続きの詳細については、こちらからお問い合わせ下さい。
7. 保存期間

当社は、本方針に記載された目的のため、または特定の種類の情報に適用される法令を遵守するために必要な期間に限り個人情報を保持します。収集した個人情報が不要になった場合には、破棄または非識別化します。非識別化とは、収集されたデータから、ユーザーの識別に使用される可能性のある情報を削除することを意味します。
8. 本方針の変更

本方針を更新する場合があります。重要な変更がある場合には、適切な手段でお知らせします。

記

Ⅰ 事業におけるサービスの提供

Ⅰ-1. 取得情報

氏名、住所および電話番号（他の方が贈答品などの相手先としてお客様を指定した場合に取得するお客様の情報を含む）ならびに生年月日、性別、職業、勤務先、電子メールアドレス、クレジット/デビットカードの情報、ご意見・お問い合わせ・アンケートの内容と履歴、その他サービスの提供に付随して取得する情報（購買履歴およびTV/オンラインコンテンツ視聴履歴含む）
イベント参加時に撮影される容貌、姿態、肖像等の情報
Ⅰ-2. 利用目的

・商品の販売またはライセンスおよびサービスの提供
・商品およびサービスならびにこれらに関連する広告･宣伝・販売促進活動（情報分析やマーケティング目的での利用を含みます。電子メールやダイレクトメール等により、商品、サービス、各種イベントのご案内を差し上げることがあります）
・アフターサービス等顧客サポート（登録、本人認証、緊急連絡等での利用を含む）
・商品およびサービス開発
・イベント期間中および終了後における、各種メディア（ウェブサイト、広報物、紙媒体、放送、配信、ストリーミングを含む）への掲載
Ⅰ-3. 個人情報の提供先

上記Ⅰ-2の利用目的の達成に必要な範囲内において、上記Ⅰ-1の取得情報の一部を、国内および米国の業務委託先に提供する場合があります。かかる業務委託先には、ITサービスプロバイダやデータホスティングプロバイダが含まれます。その他海外事業者に業務を委託する場合、またはその他の事由で海外事業者に取得情報を提供する場合は、個別の製品・サービス等のプライバシーポリシーまたは利用規約に記載します。なお、当該国の個人情報保護に関する法制度の概要はこちらからご確認ください。共同利用者についてはⅢ-2にて後述します。
Ⅰ-4. 安全管理措置に関する事項

弊社では、国際標準化機構 (ISO) の27001規格群や米国国立標準技術研究所 (NIST) のSP800シリーズなどの業界標準やベストプラクティスに基づき定められたソニーグループ共通のポリシーを適用し、弊社が取得・保有する個人情報に対して厳重なセキュリティ対策を講じています。この対策には、組織的な情報セキュリティマネジメントの実施や定期的な見直し、従業員に対する定期的な教育研修、定期的な情報資産の棚卸、物理的な安全管理措置の実施（従業員の入退室管理、端末管理等）、通信の暗号化、厳格なアクセス制御、情報システムに対する定期的な脆弱性管理、などが含まれます。また、弊社では、お客様から取得した上記Ⅰ-1の取得情報の一部を米国等にあるデータホスティングプロバイダに保存することがあります（上記Ⅰ-3「個人情報の提供先」参照）。この場合、弊社は、同プロバイダにおいて情報の安全管理のために必要かつ適切な措置が行われていることを確認の上、上記保存を行います。
なお、弊社は、国内ソニーグループ・共通プライバシーポリシーにおいても個人情報の取り扱いに関する基本方針を表明しています。安全管理措置の概要については同ポリシーもご参照ください。
Ⅰ-5. 問い合わせ窓口

株式会社ソニー・ミュージックエンタテインメント個人情報問い合わせ窓口
所在地：〒102-8353 東京都千代田区六番町４番地５
お問い合わせフォームはこちら
Ⅰ-6. 開示等の請求等に応じる手続き

手続きの詳細については、こちらからお問い合わせ下さい。
Ⅱ 広報活動について

Ⅱ-1. 取得情報

氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、職業、勤務先、電子メールアドレス、ご意見・お問い合わせ・アンケートの内容と履歴、その他情報提供および各種連絡に付随して取得する情報
イベント参加時に撮影される容貌、姿態、肖像等の情報
Ⅱ-2. 利用目的

・広報活動に伴う記者等への情報提供および各種連絡
・イベント期間中および終了後における、各種メディア（ウェブサイト、広報物、紙媒体、放送、配信、ストリーミングを含む）への掲載
Ⅱ-3. 個人情報の提供先

上記Ⅱ-2の利用目的の達成に必要な範囲内において、上記Ⅱ-1の取得情報の一部を、国内および米国の業務委託先に提供する場合があります。かかる業務委託先には、ITサービスプロバイダやデータホスティングプロバイダが含まれます。なお、当該国地域の個人情報保護に関する法制度の概要はこちらからご確認ください。
Ⅱ-4. 安全管理措置に関する事項

上記Ⅰ-4と同様です。
Ⅱ-5. 問い合わせ窓口

株式会社ソニー・ミュージックエンタテインメント個人情報問い合わせ窓口
所在地：〒102-8353 東京都千代田区六番町４番地５
お問い合わせフォームはこちら
Ⅱ-6. 開示等の請求等に応じる手続き

手続きの詳細については、こちらからお問い合わせ下さい。
Ⅲ 共同利用に関する事項（法27条5項3号関係）

法27条5項3号は、第三者提供の例外として、特定の者との間で共同して利用される個人データ (要配慮個人情報を除く) が当該特定の者に提供される場合であって、その旨および一定の事項を本人が容易に知り得る状態に置いているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめご本人の同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。
これに関し、弊社は、取得した個人データを以下の事項に従って共同で利用させていただく場合があります。
Ⅲ-1. 共同して利用する個人データの項目

弊社商品およびサービスに関連するお客様対応窓口へのご連絡（弊社ウェブページの問合せフォームへのご連絡、お電話など形式は問いません。また、商談のお申込みも含みます。）、またはお客様登録手続を通じてご提供いただいた個人データ（お問い合わせの履歴、氏名、住所、電話番号・電子メールアドレス等連絡先に関する情報、所有商品の番号、購入やサービスご利用の履歴、その他）および上記ⅠからⅡまでの項目に関して収集した情報
Ⅲ-2. 共同して利用する者の範囲

E-Sports Evolution, LLC.
ソニーグループ株式会社およびその連結決算の対象となるグループ会社（連結子会社および持分法適用会社）
Sony Interactive Entertainment LLCおよび株式会社ソニー・インタラクティブエンタテインメント
ソニーミュージックグループ各社
Ⅲ-3. 利用する者の利用目的

商品およびサービスに関する下記の事業活動
・窓口へのご相談その他のお問合わせへの対応
・商品の販売およびサービスの提供
・商品開発およびサービス向上の参考
・商品およびサービスならびにこれらに関連する広告・宣伝・販売促進活動（情報分析やマーケティング目的での利用を含みます。電子メールやダイレクトメール等により、商品、サービス、各種イベントのご案内を差し上げることがあります）
Ⅲ-4. 個人データの管理について責任を有する者

株式会社ソニー・ミュージックエンタテインメント
Ⅳ 未成年者の個人情報の保護について（プライバシーポリシー5条関係）

ソニーグループでは、15歳未満のお子様から個人情報を取得する可能性がある場合、保護者のご同意をいただきご提供下さるよう明示した上で取得するなど特別の配慮をします。弊社でも、同方針を原則として遵守しておりますが、「プレゼント施策への応募」、「イベントへの参加登録」など、個人情報の利用期間が予め限定されており、その利用終了後すみやかに破棄または匿名化する場合には、上記対象年齢を13歳未満とさせていただく場合があります。
Ⅴ 備考

弊社が、ご本人への通知、ご利用約款等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先いたします。ご了承ください。
Ⅵ 開示等請求の手続きについて

弊社は、適用法令に従い、保有個人データに関する利用目的の通知〈法32 条2項関係〉、開示〈法33 条2項関係〉、訂正等〈法34条2項関係〉、利用停止等〈法35条2項関係〉、および第三者提供停止〈法35条4項関係〉に関するお問い合わせに対応いたします。手続きの詳細については、こちらからお問い合わせ下さい。
Ⅶ 保存期間

当社は、本方針に記載された目的のため、または特定の種類の情報に適用される法令を遵守するために必要な期間に限り個人情報を保持します。収集した個人情報が不要になった場合には、破棄または非識別化します。非識別化とは、収集されたデータから、ユーザーの識別に使用される可能性のある情報を削除することを意味します。
Ⅷ 本方針の変更

本方針を更新する場合があります。重大な変更がある場合には、適切な手段でお知らせします。
Ⅸ 問い合わせ窓口

株式会社ソニー・ミュージックエンタテインメント個人情報問い合わせ窓口
所在地：〒102-8353 東京都千代田区六番町４番地５
お問い合わせフォームはこちら

EVO Japan 2023 questionnaire: Publication under the Act on the Protection of Personal Information (Privacy Policy)

Last Updated: March 31, 2023
EVO Japan 2023 Executive Committee

The Act on the Protection of Personal Information (the “Law”) stipulates that we (Name: Sony Music Entertainment (Japan) Inc., CEO Shunsuke Muramatsu), a business operator handling personal information, should disclose or put them into a state where a data subject can easily know, the prescribed information including the purpose of use of the personal information we collect.
We hereby announce items 1 to 8 below as follows regarding EVO Japan 2023 questionnaire (the definitions of the terms in this Privacy Policy are the same as those used in the Sony Group Japan Common Corporate Privacy Policy).

1. Collected information

See section 1 of categories I and II below.
2. Purpose of use

About the purpose of use of personal information at the time of collection (Article 21(1) of the Law) and the purpose of use of retained personal information (Article 32(1) of the Law) (collectively, the "Purpose of Use"), see section 2 of categories I and II below.
3. Share and entrustment of personal information ("Where to provide personal information")

When providing personal information to a third party located in a foreign country/region, this section includes information concerning the system, etc. of the protection of personal information in the destination foreign country/region. See section III-2 below about who we share personal information with. If there is a contractor, it is detailed in section 3 of categories I and II.
4. Security Control Measures

About “Measures for the security control of personal information” stipulated in Article.10 of “Cabinet Order to Enforce the Act on the Protection of Personal Information”, see section 4 of categories I and II below.
5. Contact information

About “where to lodge a complaint about the handling of retained personal information” stipulated in Article.10 of “Cabinet Order to Enforce the Act on the Protection of Personal Information”, see section 5 of categories I and II below.
6. Procedures for requests for disclosure, etc.

In accordance with applicable laws and regulations, we will respond to the data subject’s requests to inform the Purpose of Use of retained personal information (Article 32(2) of the Law), to disclose(Article 33(2) of the Law), correct(Article 34(2) of the Law), cease the utilization of (Article 35(2) of the Law) and cease the third-party provision of (Article 35(2) of the Law) retained personal information (collectively, the "Request for disclosure, etc."). For more information about the procedure, please contact us here.
7. Retention periods for and deletion of personal information

We will only retain personal information for as long as is reasonably necessary for the various purposes set out in this Privacy Policy or to otherwise comply with any applicable laws and regulations concerning the mandatory retention of certain types of information. Where we no longer require the collected personal information, it will be destroyed or de-identified in line with our policies. When we say de-identified, we mean that we will remove information that could be used to identify you from the collected information.
8. Changes to this Privacy Policy

From time to time, we may have to update this Privacy Policy. We will let you know of any material changes to this Privacy Policy through appropriate means.

記

I Provision of services

I-1. Collected information

Name, address and phone number (including your information we obtain from a third party when, for example, such third party designates you as a recipient of a gift), and date of birth, gender, occupation, place of employment, email address, credit/debit card information, contents and history of comments/inquiries/surveys and other information acquired in connection with the provision of services (including purchase history and TV/online content viewing history).
Personal characteristics, physical appearance, style, portrait and the like filmed or photographed during the event.
I-2. Purpose of Use

- Sale of goods or provision of licenses and services
- Advertisement and promotion related to our products and services (including use for information analysis and marketing purposes. We may send you information on products, services and various events by e-mail or direct mail)
- Customer support such as after-sales service (including, use for registration, identity verification, emergency communications, etc.)
- Product and service development
- Publication in various media (including websites, publicity, print, broadcasting, distribution and streaming) during and after the event
I-3. Where to provide personal information

To the extent necessary to achieve the Purpose of Use in I-2 above, we may provide a portion of the collected information in I-1 above to contractors in Japan and the United States. Such contractors include IT service providers and data hosting providers. If the business is outsourced to an overseas business operator, or if collected information is provided to an overseas business operator for any other reason, it shall be stated in the privacy policy or terms of use of the individual product or service. For an overview of each country's/region’s legal system for the protection of personal information, please check here. See section III-2 below about who we share personal information with.
I-4. Security Control Measures

We apply Group-wide policies based on industry standards and best practices, such as the International Organization for Standardization (ISO) 27001 standards and the National Institute of Standards and Technology (NIST) SP 800 series, and we take stringent security measures for the personal information we collect and retain. These measures include the implementation and regular review of systematic information security management, regular education and training of employees, regular inventory of information assets, implementation of physical security control measures (management of employee entry and exit, terminal management, etc.), encryption of communications, strict access control and regular vulnerability management to information systems. In addition, we may store some of the collected information in I-1 above in a data hosting provider located in the United States, etc. (see I-3 "Where Personal Information is Provided" above). In this case, we will make the above retention after confirming that necessary and appropriate measures are taken by the provider to secure the information.
Sony Group Japan Common Corporate Privacy Policy also states a basic policy on the handling of personal information. Please also refer to that policy for an overview of security control measures.
I-5. Contact information

Sony Music Entertainment (Japan) Inc.
Address: 4-5 Rokubancho, Chiyoda-ku, Tokyo, 102-8353 Japan
Contact: please contact us here.
I-6. Procedures for requests for disclosure, etc.

For more information about the procedure, please contact us here.
II. Public relations activities

II-1. Collected information

Name, address, date of birth, gender, phone number, occupation, place of employment, email address, contents and history of comments/inquiries/surveys and other information acquired in connection with the provision of information and various communications.
Personal characteristics, physical appearance, style, portrait and the like filmed or photographed during the event.
II-2. Purpose of Use

- Provision of information and communication to reporters, etc. in connection with public relations activities
- Publication in various media (including websites, publicity, print, broadcasting, distribution and streaming) during and after the event
II-3. Where to provide personal information

To the extent necessary to achieve the Purpose of Use in II-2 above, we may provide a portion of the collected information in II-1 above to contractors in Japan and the United States. Such contractors include IT service providers and data hosting providers. For an overview of each country's/region’s legal system for the protection of personal information, please check here.
II-4. Security Control Measures

The same as I-4 above.
II-5. Contact information

Sony Music Entertainment (Japan) Inc.
Address: 4-5 Rokubancho, Chiyoda-ku, Tokyo, 102-8353 Japan
Contact: please contact us here.
II-6. Procedures for requests for disclosure, etc.

For more information about the procedure, please contact us here.
III. About sharing personal information (Article 27 (5)-3 of the Law)

Article 27, Paragraph 5, Item 3 of the Law stipulates, as an exception to third-party provision, that in cases where the personal information (excluding special care-required personal information), which is supposed to be shared with a specific user, is actually provided to a such specific user, and a person can easily know such share and other certain facts, the specific user does not fall under the category of "third party", and personal information can be provided to the specific user without the prior consent of the data subject.
In this regard, we may share the collected personal information in accordance with the following.
III-1. Personal information shared

Personal information (contact history, name, address, phone number, email address, and other contact information, product numbers, purchase and service usage history, etc.) provided through your contacts to our customer service related to our products and services (including contacts through the inquiry form on our website, phone call to us or any other form. It also includes application for business opportunities.), or through the customer registration process, and information collected through categories I and II above.
III-2. Scope of who we share with

E-Sports Evolution, LLC.
Sony Group Corporation and its group companies subject to the consolidated financial statements (consolidated subsidiaries and equity-method affiliates)
Sony Interactive Entertainment LLC and Sony Interactive Entertainment Inc.
Sony Music Group companies
III-3. Purpose of Use of the users we share with

The following business activities related to products and services.
- Responses to inquiries and consultations with customer support
- Sale of products and provision of services
- Reference for product development and service improvement
- Advertisement and promotion related to products and services (including use for information analysis and marketing purposes. The users we share may send you information on products, services and various events by e-mail or direct mail)
III-4. The entity responsible for the control of personal information

Sony Music Entertainment (Japan) Inc.
IV. Protection of personal information of minors (Article 5 of Privacy Policy)

If there is a possibility of obtaining personal information from children under the age of 15, the Sony Group will take special care to ensure that such information is obtained with the consent of the parent or guardian. We also adhere to this policy in principle, but we may set the age covered by the above measures under the age of 13 if the retention periods for the personal information is limited to a certain period in advance (for example, in the case of "applying for a gift program" or "registering to participate in an event"), and it is promptly disposed of or anonymized after the period.
V. Miscellaneous

In cases where we separately indicate other purpose of use, etc. by means of notification to the data subject or acquisition of approval to the terms of use by the data subject, etc., such purpose of use, etc. shall prevail over the above statements.
VI. Procedures for requests for disclosure, etc.

In accordance with applicable laws and regulations, we will respond to the data subject’s requests to notice the Purpose of Use of retained personal information (Article 32(2)), to disclose(Article 33(2)), correct(Article 34(2)), cease the utilization of (Article 35(2)) and cease the third-party provision of (Article 35(2)) retained personal information. For more information about the procedure, please contact us here.
VII. Retention periods for and deletion of personal information

We will only retain personal information for as long as is reasonably necessary for the various purposes set out in this Privacy Policy or to otherwise comply with any applicable laws and regulations concerning the mandatory retention of certain types of information. Where we no longer require the collected personal information, it will be destroyed or de-identified in line with our policies. When we say de-identified, we mean that we will remove information that could be used to identify you from the collected information.
VIII. Changes to this Privacy Policy

From time to time, we may have to update this Privacy Policy. We will let you know of any material changes to this Privacy Policy through appropriate means.
IX. Contact information

Sony Music Entertainment (Japan) Inc.
Address: 4-5 Rokubancho, Chiyoda-ku, Tokyo, 102-8353 Japan
Contact: please contact us here.